Jak skutecznie rozmawiać z pracownikiem?

Zadaniem menadżera jest nie tylko zarządzanie zespołem i wyznaczanie celów, ale także dbanie o to, aby każdy pracownik czuł się w pracy dobrze. Kiedy pojawiają się sytuacje trudne, bądź coś zaczyna w pracy nie grać, menadżer staje przed wyzwaniem doboru narzędzia komunikacji, aby temu zaradzić. Możemy wtedy skorzystać z metody FUKO.

FUKO w praktyce:

Marek pełni funkcję menedżera już od 3 lat, zwykł mawiać „moja firma”, a pracownicy często dogryzają mu, że w niej pomieszkuje. Dla Marka najważniejszą wartością jest zaangażowanie i jego postawa w pracy mówi o tym sama za siebie. Głównie z tego powodu od jakiegoś czasu chodzi rozjuszony zachowaniem jednego z pracowników – Jacka, który jego zdaniem w ostatnim czasie przychodzi do pracy jedynie po to, by jakoś przetrwać kolejne dni, traktując ją jako obowiązek. Ponieważ przez lata swojej pracy nauczył się, że wszystkie nieporozumienia i niejasności najlepiej załatwiać „od ręki” poprosił Jacka o rozmowę.

Marek: Jacku, pracujesz u nas od roku. Jestem bardzo zadowolony z Twojej postawy i wkładu, jakie dostrzegałem przez większość czasu naszej współpracy (DOCENIENIE). Mam wrażenie, że w ostatnim czasie, a dokładniej od ostatniego miesiąca jesteś mniej zaangażowany w swoją pracę. Rozumiem przez to: kilkakrotne spóźnienia, niższe wyniki sprzedażowe w stosunku do Twoich dotychczasowych osiągnięć i wymaganego pułapu (FAKTY).
Ponieważ zaangażowanie każdego pracownika uważam za podstawowy filar efektywności, jestem zmartwiony obecną sytuacją (USTOSUNKOWANIE SIĘ).
Od osoby na Twoim stanowisku i z rocznym stażem w naszej firmie oczekuję wyników sprzedażowych nie mniejszych niż na poziomie osiągniętym przez Ciebie w poprzednim miesiącu. Chciałbym również żebyś był tak samo zaangażowany w swoją pracę jak na początku (OCZEKIWANIA/POTRZEBY)….

Jacek: Kiedy ja jestem tak samo zaangażowany, tylko akurat się tak złożyło, że miałem ostatnio inne sprawy…

Marek: Rzeczywiście, nie wyraziłem się jasno – przez zaangażowanie rozumiem, że będziesz przychodził do pracy na czas, przeprowadzał minimum 3 spotkania z Klientami tygodniowo, a także że utrzymasz sprzedaż na dotychczasowym, jeśli nie wyższym, poziomie (OCZEKIWANIA).
Rozmawiam z Tobą teraz, ponieważ nie chciałbym dopuścić do sytuacji, w której ze względu na wyniki Twojej pracy zaczniemy rozważać przeniesienie Cię na niższe stanowisko (KONSEKWENCJE).
Czy jest coś, co mogę zrobić, by pomóc Ci w realizacji tych standardów?

Jacek: Szczerze mówiąc… ostatnio trudno skupić mi się na pracy, ze względu na życie osobiste, w którym dużo się dzieje… Myślę, że gdybym mógł wziąć tydzień urlopu udałoby mi się w tym czasie uporządkować sprawy niezwiązane z pracą, a na nią wpływające…

Metoda FUKO to metoda komunikacji, w której wykorzystujemy:

1. FAKTY – w trakcie komunikacji z pracownikiem opieraj się na konkretnych faktach. Powstrzymaj się od pochopnych ocen.
2. USTOSUNKOWANIE SIĘ – w trakcie komunikacji ważne jest, abyś mówił o swoich emocjach, ale w sposób kontrolowany. Staraj się nie wzbudzać w drugiej osobie poczucia winy, tylko pokaż jak Ty się czujesz w danej sytuacji.
3. KONSEKWENCJE – w trakcie komunikacji jasno określ, jakie będą konsekwencje działania. Druga strona musi wiedzieć czego może się spodziewać, jednak muszą one być realne, aby pracownik faktycznie czuł motywację.
4. OCZEKIWANIA/POTRZEBY – w trakcie komunikacji staraj się nie wskazywać błędów, tylko drogę do poprawy i rozwoju. Musisz przekazać precyzyjną instrukcję działania.

Technika FUKO jest narzędziem przydatnym nie tylko podczas rozmów korygujących i egzekwujących. Model ten z równym powodzeniem możesz wykorzystać w spotkaniach motywacyjnych i podczas których nagradzasz pracowników. Pamiętaj, że takie rozmowy powinieneś przeprowadzić jak najszybciej – gdy tylko poczujesz, dostrzeżesz taką potrzebę. Czas, jaki na nie przeznaczysz, szybko „zwróci się” w widocznych efektach pracy Twojego zespołu.